Cari hesap takibi, müşteri ve tedarikçilerle olan para hareketlerinin düzenli olarak kaydedilmesi ve bakiyelerin güncel tutulmasıdır. Doğru kurgulandığında hangi faturanın açık, hangi ödemenin beklediği tek bakışta görülür.
Takibin kalitesi, kullanılan programdan çok sürecin düzenine bağlıdır. Aşağıdaki adımlar küçük bir işletmede de, birden fazla kullanıcının çalıştığı bir yapıda da uygulanabilir.
1. Hesap Kartlarını Hazırlayın
Takibe başlamadan önce her müşteri ve tedarikçi için ayrı bir hesap kartı oluşturulmalıdır. Aynı firmayı iki farklı isimle kaydetmek, bakiyelerin bölünmesine ve yanlış mutabakata yol açar.
- Firma adını resmi unvanıyla kaydedin.
- Müşteri / tedarikçi ayrımını net yapın.
- Vergi numarası ve iletişim bilgilerini ekleyin.
- Varsa açılış bakiyesini tek hareket olarak girin.
- Ödeme alışkanlığını not edin: peşin, vadeli veya kısmi ödeme.
2. Hareketleri Günlük Olarak Kaydedin
Cari takibinde en sık yapılan hata, hareketleri haftalık veya aylık olarak toplu girmektir. Toplu girişlerde tarih ve tutar hataları birikerek büyür. Günlük kayıt alışkanlığı bu riski ortadan kaldırır.
- Kesilen ve alınan faturaları aynı gün sisteme işleyin.
- Tahsilat ve ödemeleri belge numarasıyla kaydedin.
- Kısmi ödemelerde ödenen tutarı faturayla eşleştirin.
- Bakiyeyi hareketten sonra kontrol edin.
3. Tahsilatı Faturayla Eşleştirin
Bir müşteri birden fazla faturasını tek ödemede kapatabilir. Bu durumda ödemenin hangi faturaya ne kadar kapama yaptığının kaydedilmesi gerekir. Aksi halde toplam bakiye doğru görünse bile açık fatura listesi yanlış kalır.
Neden eşleştirme önemlidir?
- Vadesi geçen faturalar doğru belirlenir.
- Hangi müşterinin gerçekten gecikmede olduğu görülür.
- Müşteriye gönderilen ekstre tutarlı olur.
4. Vade Tarihlerini İzleyin
Cari bakiyenin tek başına doğru olması yeterli değildir; ne zaman tahsil edileceği de bilinmelidir. Vadesi yaklaşan ve vadesi geçen faturaların ayrı bir listede takip edilmesi, nakit akışını önceden görmeyi sağlar.
5. Ay Sonunda Mutabakat Yapın
Her ayın sonunda cari ekstreleri gözden geçirin. Müşterinin defterindeki bakiye ile kendi bakiyeniz farklıysa farkın kaynağı mutlaka bulunmalıdır. En sık nedenler şunlardır:
- Karşı tarafa ulaşmayan fatura
- Sisteme girilmeyen tahsilat
- Yanlış cari hesaba işlenen hareket
- İade veya düzeltme kayıtlarının eksik olması
Cari Hesap Takibinde Sık Yapılan Hatalar
- Hareketleri geciktirerek toplu girmek
- Fatura ile tahsilatı ilişkilendirmemek
- Aynı firmayı farklı hesaplarda çoğaltmak
- Pasif hesapları arşivlemeyip listeyi şişirmek
- Vade tarihi bilgisini sisteme hiç girmemek
CariOnline'da Cari Hesap Takibi
CariOnline'da fatura kaydedildiğinde cari hareket otomatik oluşur; tahsilat kaydı ise ilgili faturayla eşleştirilebilir. Hesabın güncel bakiyesi, açık faturaları ve vadesi geçen tutarları cari ekranda görünür ve ekstre PDF olarak indirilebilir. Başlangıç için cari hesap programı ve tahsilat takip programı sayfalarına bakabilirsiniz. Borç ve alacak kavramlarını daha ayrıntılı okumak için borç ve alacak takibi yazımızı inceleyin.
CariOnline'ı deneyin
Cari hesaplarınızı tek panelden yönetmeye başlayın. Faturalar, tahsilat ve ödemeler aynı akışta kaydedilir, bakiyeler güncel kalır.