Stok takibi, hangi üründen ne kadar elinizde olduğunun ve bu miktarın hangi hareketlerle değiştiğinin kayıt altında tutulmasıdır. Amaç, satış yaparken stokta ne olduğunu tahmin etmek zorunda kalmamaktır.
Stok takibi yalnızca depo sorumlusunun işi değildir. Satın alma, satış ve muhasebe aynı stok verisini kullanır. Bu nedenle kayıtların tek bir sistemde tutulması, bölümler arası tutarsızlığı önler.
Stok Takibine Nereden Başlanır?
Sağlıklı bir stok yapısı üç temel unsur üzerine kurulur: ürün kartları, depo yapısı ve hareket kayıtları.
- Ürün kartlarını oluşturun. Ürün adı, SKU veya barkod, birim, kategori ve maliyet bilgisi eksiksiz olmalıdır.
- Depo yapısını belirleyin. Tek depo kullanıyorsanız bile depo tanımlamak, ileride şube veya ikinci depo açıldığında geçişi kolaylaştırır.
- Açılış miktarlarını girin. Sayım sonucunu tek seferde sisteme aktarın ve bundan sonraki tüm değişimleri hareket olarak kaydedin.
Stok Hareketleri Nasıl Kaydedilir?
Stok miktarı elle değiştirilmez; hareket ile değişir. Her giriş ve çıkış ayrı bir kayıttır ve hareketin kaynağı bellidir.
Stok girişleri
- Alış faturası ile gelen ürünler
- İade edilen ürünler
- Sayım sonucu oluşan düzeltmeler
Stok çıkışları
- Satış faturası ile sevk edilen ürünler
- Fire, kayıp veya hasar kayıtları
- Depolar arası transferler
Kritik Seviye Belirlemek
Her ürün için bir kritik seviye tanımlanması, stok bitmeden sipariş vermeyi sağlar. Kritik seviye belirlenirken ürünün tedarik süresi ve ortalama satış hızı dikkate alınmalıdır.
- Tedarik süresi uzun ürünlerde seviyeyi yükseltin.
- Hızlı satılan ürünleri daha sık kontrol edin.
- Sezonluk ürünlerde seviyeyi dönemsel güncelleyin.
Sayım ve Düzeltme
Stok kayıtları ne kadar düzenli tutulsa da belirli aralıklarla fiziksel sayım yapılmalıdır. Sayım sonucu ile sistemdeki miktar arasındaki fark, düzeltme hareketi olarak kaydedilir. Böylece farkın nedeni kaybedilmeden kayda geçmiş olur.
Stok ve Cari Süreçler Birlikte Yürümeli
Bir satış işlemi aslında üç kayıt üretir: stok çıkışı, satış faturası ve cari hareket. Bu üç kaydın aynı işlem sırasında oluşması, stok ve cari bakiyelerin tutarlı kalmasını sağlar. Aksi halde depoda olmayan ürün satılmış ya da fatura kesilmiş ama bakiyeye işlenmemiş olabilir.
CariOnline ile Stok Takibi
CariOnline'da ürün, kategori ve depo tanımlarını oluşturup stok hareketlerini ürün bazında izleyebilirsiniz. Kritik seviyenin altına düşen ürünler ayrı görünür, ürün listesi Excel ile toplu olarak aktarılabilir. Satış sırasında oluşan stok çıkışı ile fatura ve cari hareket aynı akışta kaydedilir. Ayrıntılar için stok takip programı sayfasına göz atabilirsiniz.
CariOnline'ı deneyin
Stok, fatura ve cari hareketleri tek panelden yönetmeye başlayın.